Applica Asia Limited (Applica)是一間從事家庭電器的貿易企業，其總公司Applica Incorporated在美國NYSE上巿，並在本港及內地處理世界各地的訂單、進行生產及分銷事宜。它售賣各種名牌家電如：Black&Decker, Windmere, Littermaid, Belson 及自設廠房生產以減低成本。為配合公司重組及提高生產力，該公司選擇使用最符合經濟效益的TOGO Web-based企業資源管理系統。

• 舊有系統不能配合營運模式
  據電腦部主管Derek表示，舊有系統未能配合公司的工作流程，電腦部人員往往要花很多時間去修改系統，這樣的工作既費時且成效不大。另外，為配合公司內部重組，公司希望購買一套完善的系統以減少其成本及提升生產力。

「經過參考多間供應商的示範，我們決定採用TOGO Web-based企業資源管理系統，因為TOGO的價錢合理，其系統功能可以作出修改以配合公司本身的需要。相對其他供應商只提供特定且收費昂貴的產品，TOGO更能切合我們的要求。」Derek說。

在系統實施初期，有部分員工未能投入參與因為他們慣於使用舊有系統，對於要重新學習新事物有點抗拒。後來，他們發現新系統可以作為一個資料庫，既節省時間又能簡化繁複的工作程序，便開始樂意使用。另外，在施行新系統前，Applica與TOGO進行了詳細的會議，商討如何把資料從舊有的系統中傳至新系統而不會影響公司的日常運作。

對於TOGO的售後服務，Derek表示十分滿意。「有時候系統出了問題或需作出特別的修改，TOGO系統管理員都能細心聆聽我們的需要，並以最短的時間作出相應的行動以維持本公司的運作。」在系統修理或更改期間，顧客不需要暫停公司的運作，因為系統管理員能搖距登入系統以作修改，這樣便能把影響減至最低。

• 容易管理
  TOGO系統容易管理，遇到問題只需要找系統管理員協助，他們必能盡心盡力為客戶提供最合適的建議來解決疑難。Derek說：「TOGO系統十分方便使用，遇到技術上的問題只要打電話給系統管理員，他們便會搖距登入系統作出修改，完全不會影響我們的日常運作。現在由我們電腦部門自己進行簡單維修亦十分方便。特別在中國的廠房，我們現在不需要聘請電腦人員去管理系統，因為TOGO Web-based企業資源系統管理介面清晰，用家在使用上完全沒有困難。」



• 容許連線不穩定
  系統的網上功能讓不同地區的辦事處能持續地登入系統。Derek稱內地的網絡供應有限，網絡服務時有中斷的情況發生。舊有的系統在連線中斷後便不能運作，這迫使員工暫停所有工作等候連線恢復；當連線恢復後，用戶還需要重新登入系統才能繼續工作。但TOGO系統能有效地處理這種情況，在連線中斷時，員工能繼續使用系統工作，減少重新登入的時間及避免資料流失。



• 支援不同地區使用
  系統的線上功能讓不同地區的辦公室能同時登入及存取資料。客戶只需透過一個瀏覽器 (Internet Explorer) ，便可於任何時間或地點登入TOGO系統以存取所需資料。Derek續稱無論在香港、中國，甚至美國的辦公室都能登入系統。系統介面清晰，操作簡單，並且速度快、效率高，加快了他們處理文件的時間。現在，一些員工可以在家裏完成工作。有了這個系統，他們可以以密碼在家登入系統，增加員工的工作彈性及減少資料在運送途中的遺失。



• 卓越功能提高工作效率
  Derek稱TOGO的企業資源管理系統加強了他們的競爭力。除了系統原有的基本功能，TOGO為他們作進一步的修改以配合Applica的工作流程。Derek續稱他們有考慮過使用Tier-one的企業資源管理系統，但是他們只提供整套價錢昂貴的系統，不合符經濟效益。一些額外的功能不但對公司運作沒有幫助，更會阻慢整個工作流程。TOGO為顧客提供修改系統服務有效地運用公司資源，在使用上能配合公司的日常運作，以減低成本及提高生產力。



• 操作簡單
  公司希望以一個資料庫集中保存資料，減少資料流失及人為錯誤。從前員工要製作報告需要先在Excel輸入資料，然後才傳送到舊系統中進行製作，這樣花費很多時間及時有資料錯誤發生。但現在他們只需要一次過把資料輸入系統，其後系統會自動從伺服器中取得資料以便建立最新及最準確的報告。



• 簡易審核功能
  從前，公司的審計程序繁複，員工需要列影文件以交給上級進行審計及簽署，這些費時的工作增加行政成本及帶來很多的不便。在系統實施後，他們只要在完成文件後按審核鍵，便能把文件傳送至上級進行審計及簽署，大大減少了處理這些工序的時間。Derek說：「對比舊有系統，現有的系統能減省時間多達四成。」

在使用新的系統後，管理層無論在何時何地都能有效地作出準確的決策，價格管理更能切合巿場的需要。現在，供應商能利用系統進行補貨，減少缺貨情況及加快工作流程。再者，管理層能有效地管理員工，因為員工在作出任何重要決策時都需要進行批核程序，這樣便能減少人為的錯誤及促進公司的日常運作，從而提升競爭力。Applica Asia的董事長楊先生稱讚說：「TOGO系統真是一套不錯的系統，使我們的運作更流暢。」